Průběžná evidence dat pro účely ročního vyúčtování energií a služeb
- evidence počtu osob v bytě
- evidence předpisu krátkodobých záloh na energie a služby – otop, teplá užitková voda, vodné a stočné, elektřina ve společných prostorách, ostatní dle typu objektu (výtahy, prádelny, svoz odpadu apod.)
- evidence dlouhodobých záloh na údržbu domu a pozemku tzv. fond oprav
- evidence předpisu záloh na správu nemovitosti (správcovský poplatek, správní poplatky apod.)
Sledování a evidence prováděných plateb na základě předpisů a činnosti s tím spojené (Česká pošta, banka, pokladna)
- zajištění uzavření smlouvy s Českou poštou za účelem výběru předpisů zálohových plateb a převodu těchto plateb prostřednictvím platebního dokladu SIPO (sdruženého inkasa plateb obyvatelstva)
- provedených plateb na základě předpisu krátkodobých a dlouhodobých záloh
- zajišťování mimosoudních vymáhání pohledávek společenství, včetně doručování upomínek k zaplacení vymáhaných pohledávek
- předání přehledu jednotlivých dlužníků výboru společenství za předchozí kalendářní měsíc
- příprava podkladů pro podání žaloby na dlužníka, včetně zajištění právního zastoupení společenství
- vyhotovení hlášenky změn při změně platby vlastníka
- pasporty bytů a budov
